Hallo liebe Leser,
im heutigen Beitrag geht es um die Organisation einer Konferenz mit Konferenztechnik, Möbel etc.
Jedes Unternehmen ist darauf bedacht, neue Kunden zu gewinnen, Bestandskunden zu erhalten, die Produktion zu steigern und zufriedene und engagierte Mitarbeiter zu generieren. Dazu ist es erforderlich, mehrmals im Jahr Konferenzen abzuhalten, um Geschäftspartner, Kunden und Angestellte über die aktuelle Sachlage oder anstehende Veränderungen zu informieren. Hier fließen Gedanken und Ideen eines wechselseitigen Austausches statt, die die Vereinbarung gemeinsamer Ziele als Folge mit sich bringen sollten. Dazu sollte die Location, also der Konferenzraum nicht nur rechtzeitig ausgewählt und überprüft werden. Daneben sind technische Einrichtungen sowie bequeme und optisch ansprechende Konferenzmöbel von essentieller Bedeutung. Eine ungünstige Akustik, mangelhafte Lichtquellen und unbequemes Mobiliar tragen schnell dazu bei, dass die Teilnehmer aufgrund der unzureichenden Rahmenbedingungen ihre Konzentration verlieren und ihre Bereitschaft einer aktiven Teilnahme verweigern.
Das perfekte Konferenzmobiliar – Kriterien bei der Auswahl des Mobiliars
Eine übergeordnete Rolle bei der Organisation einer Konferenz nehmen Konferenzstühle – und tische ein. Aufgrund der zumeist äußerst zeitintensiven Veranstaltung ist während der Konferenz gesundes Sitzen auf hochwertigen Konferenzstühlen ein wesentliches Kriterium, das zum gewünschten Erfolg beitragen wird. Das Zauberwort heißt hier Ergonomie. Denn nur auf Stühlen von hoher Qualität, die bequem und komfortabel daherkommen, lässt sich die erforderliche Effizienz und Effektivität während der Konferenz auch letztlich erzielen. Die ergonomische Gestaltung ermöglicht den Gästen, langfristig ohne Rückenbeschwerden oder Verspannungen den Ausführungen zu folgen. Nur durch eine ausreichende Bewegungsfreiheit sind die Teilnehmer auch bereit, sich entspannt und aktiv zu beteiligen. Unternehmen, die sich mit der Organisation einer Konferenz (Auch Meeting und Besprechungen) beschäftigen, sollten bei der Auswahl des Mobiliars folgende Kriterien berücksichtigen:
- Ausreichende hohe und dynamische Rückenlehnen (auch Armlehnen in Betracht ziehen)
- Farben und Design sollten zu bereits bestehenden Einrichtungen angepasst sein
- Das maximale zulässige Gewicht der Stühle beachten
- Höhenverstellbare Konferenztische
- Flexible Konstruktion (frei schwingende Stühle sorgen für ausreichend Bewegungsfreiheit)
- Komfortable Polsterung
Insbesondere der Polsterung der Stühle kommt eine durchaus zu beachtende Bedeutung zu. Eine komfortable Beschaffenheit der Materialien wie aus echtem Leder, Kunstleder oder Textil ist für die Konferenzteilnehmer ein absolutes Muss. Aus ergonomischer Sicht sorgen diese Eigenschaften dafür, dass sich der Druck optimal auf die gesamte Fläche verteilt und dadurch die Belastungen von Oberschenkeln und Gesäß auf ein Minimum reduziert wird. (Verhinderung so genannter Druckspitzen). Neben der Qualität der Polsterung sind natürlich auch die Farbe sowie das Design ein bedeutendes Kriterium für jeden Konferenzveranstalter. Für jedes Unternehmen sind die Stühle als repräsentativ und als Visitenkarte zu bewerten. Die Teilnehmer verbringen hier nun einmal einen durchweg längeren Zeitraum. Auch anhand der Qualität der Stühle sowie deren optischen Eindruck wird das Unternehmen gemessen. Es sollte daher ein harmonisches und zugleich bequemes Ensemble zu erschaffen, dass zu einer positiven Wertschätzung beiträgt. Um das Mobiliar vollständig zu einem gelungenen und einladenden Ganzen avancieren zu lassen, ist das Auslegen von Bodenschutzmatten zu empfehlen. In seiner Gesamtheit entsteht nun ein Konferenzraum, der stylisch und komplett daherkommt und die Teilnehmer dazu anhalten wird, sich an der Veranstaltung aktiv zu beteiligen. Auch ein Konferenzraum ist vordergründig ein Büro, in dem eine gewisse Arbeit zu verrichten ist. Da die Büroräume mittlerweile ebenso mit ergonomischem Mobiliar ausgestattet sind, sollte auch in einem Besprechungs- oder Konferenzraum keinesfalls darauf verzichtet werden. Wie in einem Online Beitrag auf „moebel.de“ in diesem Zusammenhang nachzulesen ist, sollte die Ausstattung ausgewählt werden, die perfekt auf den entsprechenden Bedarf abgestimmt ist.
Technik, Logistik, Themenbereiche
Neben den warmen und dezenten Farben, hochwertigen Möbeln und Accessoires wie Pflanzen, Tischvorlagen und ähnliche Notwendigkeiten zählen weitere Aspekte wie beispielhaft
- technische Einrichtungen und Equipment (PC, Lap-Top, Beamer, Leinwand, Flip Charts, etc.)
- logistische Anforderungen (Zeitpunkt, Dauer der Veranstaltung, Zielrichtung)
- Presse – und Medienarbeit
- eine optimale Beleuchtung
- Welche und wie viele Teilnehmer werden erwartet
- Themenbereiche
zu den Herausforderungen, die eine Organisation einer solchen Veranstaltung mit sich bringen. Die Teilnehmer sollten, je nach Zielgruppe, persönlich über E-Mail oder via Post zu der Konferenz eingeladen werden. Auch die lokale Presse ist über den Veranstaltungsort, den exakten Zeitpunkt, den Inhalt und die Gäste idealerweise rechtzeitig zu informieren.
Daneben gilt es zu beachten, welche technischen Ressourcen vorhanden sind oder noch benötig werden. Vorab sollten Beleuchtung und Beschallung bei einer Generalprobe ebenso überprüft werden, wie die Funktionalität des Beamer oder des PC. Auch die Option einer Videokonferenz sollte in jedem Fall Berücksichtigung finden, denn nicht immer sind alle Geschäftspartner und Kunden vor Ort. Darüber hinaus zählt auch die Auswahl von Referenten zu den organisatorischen Aufgaben, sofern der Unternehmenschef nicht selbst Leiter der Veranstaltung ist.
Zudem ist die Bewirtung der Teilnehmer ein weiteres essentielles Kriterium, das nicht aus den Augen verloren werden sollte. Sicherlich ist es ratsam, die anfallenden Kosten bereits im Vorfeld zu kennen, um potentielle Einsparungen vornehmen zu können. Außerdem ist die Nachbereitung des Besprechungen und deren Resultate ein weiterer Aspekt, der bei der Organisation in jedem Fall beachtet werden muss. Hier können alle Teilnehmer sich abschließend einbringen.
Wie auf dem Online Portal „unternehemsberatung.wolfgunter.de“ nachzulesen ist, fördert eine optimale Vorbereitung, hochwertiges, ergonomisches und optisch ansprechendes Konferenzmobiliar sowie die Funktionalität des technischen Equipments die inhaltlichen Ergebnisse der Besprechung und lässt das Unternehmen perfekt in Szene setzen.